Aufbewahrungsfristen 2026: Welche Buchungsbelege Sie früher entsorgen dürfen

Worum es bei Aufbewahrungsfristen wirklich geht

Aufbewahrungsfristen regeln, wie lange Unternehmen steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen verfügbar halten müssen. Maßgeblich sind in Deutschland vor allem § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG.

Diese Fristen sind keine bloße Formalie. Sie sorgen dafür, dass Finanzbehörden, Wirtschaftsprüfung und Gerichte Geschäftsvorfälle auch Jahre später nachvollziehen können.

Wer Belege zu früh vernichtet, riskiert mehr als nur Ordnungsgelder. Im schlimmsten Fall darf das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen schätzen, Vorsteuer kürzen oder formale Mängel zulasten des Unternehmens auslegen. Eine sorgfältige Archivierung ist deshalb kein Selbstzweck, sondern ein wesentlicher Baustein einer ordnungsgemäßen Buchführung.

Für wen die Aufbewahrungspflicht gilt

Die Aufbewahrungspflicht betrifft alle, die buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig sind: Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, eingetragene Kaufleute, freie Berufe und kleinere Gewerbebetriebe, soweit sie nach Steuerrecht relevante Aufzeichnungen führen müssen.

Auch Privatpersonen können betroffen sein. Wer Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück bezieht, zum Beispiel Handwerks- oder Bauleistungen, muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren. Zusätzlich gilt eine besondere Aufbewahrungspflicht für Personen mit hohen positiven Überschusseinkünften: Bis einschließlich 2026 liegt die Grenze bei mehr als 500.000 Euro, ab 2027 steigt sie auf mehr als 750.000 Euro.

Die Vorschriften unterscheiden im Kern drei Fristgruppen: 10 Jahre, 8 Jahre und 6 Jahre. Die wichtigste Änderung der letzten Jahre betrifft Buchungsbelege: Ihre Aufbewahrungsfrist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz grundsätzlich von zehn auf acht Jahre verkürzt.

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Zehn Jahre für Bücher, Bilanzen und Jahresabschlüsse

Unverändert 10 Jahre aufzubewahren sind Handels- und Geschäftsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte. Dazu gehören auch die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen sowie sonstige Organisationsunterlagen.

Diese Kategorie blieb von der Reform ausdrücklich ausgenommen. Der Grund ist nachvollziehbar: Diese Unterlagen bilden das Rückgrat einer Außenprüfung. Sie zeigen nicht nur einzelne Belege, sondern die gesamte wirtschaftliche Entwicklung und Struktur eines Unternehmens.

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Acht Jahre für Buchungsbelege seit 2025

Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren statt bisher zehn Jahren. Dazu zählen insbesondere Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenbelege sowie Lieferscheine oder Lohnunterlagen, wenn sie eine Buchung auslösen oder belegen.

Eine wichtige Sonderregel gilt für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute. Für diese Unternehmen bleibt es bei Buchungsbelegen bei einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Hintergrund ist, dass solche Belege als Kontrollmaterial benötigt werden können, unter anderem bei komplexen Steuerverfahren wie Cum/Cum- oder Cum/Ex-Fällen.

Die verkürzte Frist gilt auch für Buchungsbelege, deren bisherige Zehnjahresfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen war. Praktisch heißt das: Unternehmen konnten durch die Verkürzung bereits früher ältere Jahrgänge aus dem Archiv nehmen – allerdings nur, wenn keine Sonderfälle wie Außenprüfungen, Einsprüche oder verlängerte Festsetzungsfristen entgegenstehen.

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Sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe

6 Jahre beträgt die Frist für empfangene und Kopien abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe sowie für sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Dazu gehören zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen, allgemeine Geschäftskorrespondenz oder Verträge ohne unmittelbare Buchungsfunktion. Die Abgrenzung zu Buchungsbelegen ist in der Praxis nicht immer eindeutig.

Als Faustregel gilt: Sobald ein Schriftstück eine Buchung auslöst, erklärt oder belegt, gehört es nicht mehr in die Sechs-Jahres-Kategorie, sondern regelmäßig zu den Buchungsbelegen.

Wann die Frist tatsächlich beginnt

Ein häufiges Missverständnis: Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht am Tag der Rechnungsstellung. Sie startet grundsätzlich erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Beleg entstanden oder das Schriftstück empfangen beziehungsweise versendet wurde.

Praxisbeispiel: Eine Eingangsrechnung vom 15. März 2018 wird im Kalenderjahr 2018 gebucht. Die Achtjahresfrist beginnt mit Ablauf des Jahres 2018, läuft also ab dem 1. Januar 2019 und endet am 31. Dezember 2026. Vernichtet werden darf die Rechnung frühestens ab dem 1. Januar 2027 – sofern keine Verlängerungstatbestände vorliegen.

Was 2026 wirklich entsorgt werden darf

Wer 2026 sein Archiv aufräumt, kann sich an drei einfachen Stichjahren orientieren:

Wer 2026 das Archiv aufräumt, kann sich an drei Stichjahren orientieren:

Buchungsbelege, 8 Jahre:
Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 und früher dürfen grundsätzlich seit dem 1. Januar 2026 vernichtet werden. Dazu gehören typische Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Kassenbelege dieses Jahrgangs.

Bücher, Bilanzen und Jahresabschlüsse, 10 Jahre:
Unterlagen, deren letzte Eintragung im Jahr 2015 oder früher erfolgt ist, sind grundsätzlich ab 2026 entsorgbar.

Handels- und Geschäftsbriefe, 6 Jahre:
Geschäftskorrespondenz aus dem Jahr 2019 und früher kann grundsätzlich ab 2026 aus dem Archiv entfernt werden.

Wichtig: Diese Stichjahre gelten nur, wenn keine Außenprüfung läuft, kein Einspruchs- oder Klageverfahren anhängig ist und keine steuerliche Festsetzungsfrist verlängert oder gehemmt ist.

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Wann sich die Aufbewahrungsfrist verlängert

Die regulären Fristen sind eine Untergrenze, aber keine automatische Freigabe zur Vernichtung. § 147 Abs. 3 AO knüpft die Aufbewahrungspflicht an die steuerliche Festsetzungsfrist. Solange Steuerbescheide noch geändert werden können, müssen die zugrunde liegenden Unterlagen verfügbar bleiben.

Praktisch verlängert sich die Aufbewahrung insbesondere in diesen Fällen:

• Eine Außenprüfung ist angekündigt oder läuft.
• Ein Einspruchs- oder Klageverfahren ist anhängig.
• Steuerbescheide stehen unter dem Vorbehalt der Nachprüfung oder sind vorläufig ergangen.
• Es laufen steuerstrafrechtliche Ermittlungen.
• Es gelten verlängerte Festsetzungsfristen, zum Beispiel bei leichtfertiger Steuerverkürzung oder Steuerhinterziehung.

In all diesen Fällen darf nichts vernichtet werden, was für die Prüfung oder das Verfahren relevant sein kann.

Digitale Belege, E-Rechnung und GoBD

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die E-Rechnungspflicht. Unternehmen müssen E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format empfangen können. Für die Ausstellung und Übermittlung gelten Übergangsregelungen bis 2028.

Für die Aufbewahrung folgt daraus eine klare Regel: Originär elektronische Rechnungen müssen elektronisch und im Ursprungsformat archiviert werden. Ein Ausdruck reicht nicht aus.

Die Anforderungen an die ordnungsgemäße Archivierung ergeben sich aus den GoBD, also den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Konkret heißt das: Die Datei muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist vollständig, lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar verfügbar bleiben. Wer Papierbelege scannt und anschließend vernichten möchte, benötigt einen dokumentierten Prozess für das ersetzende Scannen sowie ein revisionssicheres Archivsystem.

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Typische Fehler in der Praxis

In der Beratungspraxis zeigen sich immer wieder dieselben Stolperfallen. Drei davon sind besonders relevant:

Erstens: vorschnelle Vernichtung trotz laufender Verfahren.
Sobald ein Bescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht, ein Einspruch läuft oder eine Außenprüfung im Raum steht, müssen relevante Unterlagen erhalten bleiben – auch wenn die reguläre Frist bereits abgelaufen wäre.

Zweitens: E-Rechnungen nur als PDF ablegen.
Bei einer echten E-Rechnung ist das strukturierte elektronische Format Teil des Originals. Wer nur ein PDF speichert und die strukturierte Datei verliert, riskiert formale Mängel und Probleme beim Nachweis.

Drittens: fehlende Verfahrensdokumentation.
Beim Scannen und anschließenden Vernichten von Papierbelegen prüft die Finanzverwaltung regelmäßig, ob der Prozess nachvollziehbar dokumentiert ist. Ohne Verfahrensdokumentation steht die Beweiskraft digitaler Kopien auf wackligen Beinen.

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Vor dem Schreddern: die wichtigsten Prüfschritte

Bevor Unterlagen endgültig vernichtet werden, sollte das Archiv strukturiert geprüft werden. Entscheidend ist nicht nur das Alter der Unterlagen, sondern auch ihre Art und ihr steuerlicher Zusammenhang.

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Aufbewahrungsfristen für Unternehmen in Göppingen und Dresden

Die Aufbewahrungspflichten gelten bundesweit einheitlich. Es gibt keine landesspezifischen Sonderfristen für Baden-Württemberg oder Sachsen. Die Vorgaben aus AO, HGB und UStG gelten für Unternehmen in Göppingen genauso wie für Unternehmen in Dresden.

Was sich unterscheiden kann, sind die praktischen Prüfungsschwerpunkte. Je nach Branche, Unternehmensstruktur und Standort können unterschiedliche Themen besonders relevant werden – etwa Kassenführung, Lohnunterlagen, Fördermittel, Bauleistungen, digitale Rechnungsprozesse oder grenzüberschreitende Sachverhalte.

Entscheidend ist deshalb weniger der Standort allein, sondern die konkrete Unternehmenssituation. Wer Archivstruktur, E-Rechnungsprozess und Verfahrensdokumentation sauber aufsetzt, ist in beiden Regionen deutlich besser vorbereitet.

Unsere Standorte in Göppingen und Dresden beraten mit Erfahrung aus der regionalen Praxis und einem klaren Blick für typische Prüfungsthemen.

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Wie Schoetz & Partner unterstützt

Aufbewahrungsfristen berühren Steuerrecht, Handelsrecht und IT-Compliance gleichzeitig. Genau an dieser Schnittstelle unterstützt Schoetz & Partner Unternehmen mit einem interdisziplinären Blick aus Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung. Rechtliche Strukturfragen werden bei Bedarf mit spezialisierter Rechtsberatung abgestimmt.

Wir unterstützen Sie unter anderem dabei,

• bestehende Archivbestände systematisch zu sichten und sichere Stichjahre für die Vernichtung festzulegen,
• eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation aufzubauen,
• Prozesse für ersetzendes Scannen sauber einzuführen,
• E-Rechnungs-Workflows aufzusetzen, die auch in einigen Jahren noch belastbar sind,
• vor und während Außenprüfungen die richtige Linie bei Aufbewahrung und Datenzugriff zu finden.

So entlasten Sie Ihre Verwaltung, sparen Lagerfläche und reduzieren das Risiko, in einer Prüfung mit unvollständigen oder nicht verwertbaren Unterlagen dazustehen.

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Fazit

Die Reform der Aufbewahrungsfristen schafft Spielraum, aber keine automatische Freigabe. 2026 können in vielen Fällen Buchungsbelege aus 2017 und früher, Bücher und Abschlüsse aus 2015 und früher sowie Handels- und Geschäftsbriefe aus 2019 und früher vernichtet werden.

Entscheidend bleibt jedoch die Einzelfallprüfung: Laufende Prüfungen, Einsprüche, vorläufige Steuerbescheide, steuerstrafrechtliche Verfahren oder längere Festsetzungsfristen können eine weitere Aufbewahrung erforderlich machen.

Wer sein Archiv systematisch nach Unterlagenart, Jahrgang und Sonderfällen prüft, gewinnt Übersicht, entlastet die Ablage und reduziert rechtliche Risiken.

Bei Unsicherheiten lohnt sich eine kurze fachliche Prüfung – bevor Unterlagen endgültig gelöscht oder vernichtet werden.